Kaikkeen löytyy ratkaisu Toimisto - oppaat ja artikkelitLisää tuottavuuttasi näillä yksinkertaisilla toimenpiteillä

Toimistossa työskentelevä mies istuu työpöydän ääressä

Lisää tuottavuuttasi näillä yksinkertaisilla toimenpiteillä

Onko sinulla vaikeuksia ylläpitää keskittymistäsi ja pysyä flow-tilassa työskennellessäsi? Älä anna sosiaalisen median ilmoitusten, puhelimen äänten tai ponnahdusikkunoiden häiritä keskittymistäsi, kun sinulla on monta rautaa tulessa. Tässä on muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua pysymään keskittyneenä ja työskentelemään tehokkaasti.

Nykypäivän teknologiayhteiskunnassamme kohtaamme päivittäin suuria tietomääriä ja tuhansia viestejä. Tapamme vastaanottaa tietoa on myös muuttunut. Olemme esimerkiksi tottuneet lukemaan lyhyitä viestejä ja pelkkiä otsikoita sen sijaan, että perehtyisimme tietoihin syvemmin. Kun ottaa huomioon, että sosiaalisessa mediassakin sisällöt ovat näkyvissä usein vain noin viiden sekunnin ajan ei ole mikään ihme, että huomiomme vaeltelee helposti asiasta toiseen.
Monesti samat tavat kulkeutuvat myös työelämän piiriin, mikä voi vaikeuttaa keskittymistä ja alentaa työtehoa. Puhelimen ilmoitukset ovat esimerkiksi käteviä ja säästävät aikaa, mutta ne myös rikkovat keskittymistä ja vetävät sinut pois flow-tilasta. Toisin sanoen, ne vähentävät työsi tuottavuutta.

Nuori miesopiskelija istuu tietokoneensa äärellä kotonaan

Tiesitkö, että emme oikeasti pysty multitaskaukseen eli tekemään monia asioita samanaikaisesti?

Uskomme pystyvämme multitaskaukseen, mutta tosiasiassa aivoillamme ei ole kykyä keskittyä useampaan asiaan samanaikaisesti. Kun multitaskaamme, vaihdamme tehtävästä toiseen sen sijaan, että tekisimme useampaa asiaa kerralla. Kalifornian yliopiston Irvinessä tekemän tutkimuksen mukaan alkuperäiseen tehtävään palaamisessa voi kulua jopa 23 minuuttia, kun vaihdamme välillä tehtävää esimerkiksi puhelimeen saapuneen ilmoituksen vuoksi.

Usein haluamme vastata sähköposteihin tai muihin viesteihin heti, mutta alkuperäisen tehtävän suorittamisen keskeytyminen voi aiheuttaa suuremman ajanhukan.

Niksejä, joiden avulla pysyt keskittyneenä työskennellessäsi

Teknologia tuo mukanaan fantastisia mahdollisuuksia ja voi ratkaista monimutkaisiakin asioita puolestamme. Samalla on hyvä kuitenkin kiinnittää huomiota tapaamme käyttää teknologiaa. Lisäämällä tietoisuuttasi omista teknologian käyttötavoistasi ja muutamalla yksinkertaisella muutoksella, voit parantaa keskittymiskykyäsi ja työskennellä tehokkaammin:

• Pohdi, tarvitsetko todella kaikki ilmoitukset puhelimestasi ja muilta laitteiltasi? Voit kokea vapauttavan tunteen, kun irtaudut jatkuvasta ilmoitusten tulvasta. Ykkösvinkkimme on laittaa mobiililaitteiden ja tietokoneen push-ilmoitukset pois päältä. Tähän löytyy avuksi sovelluksia, joilla voit valita sopivia ajanjaksoja rauhalliseen työskentelyyn ja hallita hälytysten asetuksia.

• Varaa kalenteristasi aikaa syvempää keskittymistä vaativaan työhön, jolloin laitat puhelimesi lentotilaan. Valitsemanasi aikana keskityt yksinomaan käsillä olevaan tehtävään ilman, että annat sähköpostien tai muiden huomiota vaativien asioiden häiritä sinua.

• Käytä vastamelukuulokkeita, jotta voit poistaa häiritsevän taustamelun aina tarvittaessa. Riippumatta siitä, missä olet.

• Selvitä ruutuaikasi ja seuraa esimerkiksi sosiaalisen median käyttöäsi. Tämä saattaa olla silmiä avaava kokemus, joka paljastaa mihin aikasi kuluu ja mitä asioita voisit priorisoida eri tavalla.

• Tuottavuuden tehostamiseen ja ajanhallintaan on saatavilla monia älykkäitä sovelluksia, jotka voivat olla sinulle avuksi.

• Muista pitää taukoja. Tutkimukset osoittavat, että keskittymiskykymme alkaa heikentyä 90 minuutin keskittyneen työrupeaman jälkeen. Siksi on järkevää pitää säännöllisiä taukoja. Käy jaloittelemassa, hakemassa lisää kahvia tai verryttele jäseniäsi, niin olet pian taas valmis jatkamaan työskentelyä uudella energialla.